ZARZĄDZENIE NR 2/04 BURMISTRZA WOLINA z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie regulaminu pracy zespołu zadaniowego d/s zamówień publicznych i komisji przetargowych, w jednostkach organizacyjnych Gminy Wol
ZARZĄDZENIE NR 2/04
BURMISTRZA WOLINA
z dnia 9 stycznia 2004 r.
w sprawie regulaminu pracy zespołu zadaniowego d/s zamówień publicznych i komisji przetargowych, w jednostkach organizacyjnych Gminy Wolin
Na podstawie przepisów art. 20 a ustawy z dn. 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (Dz. U. z 2002 r. , nr 72, poz. 664, z późn. zm.) zwanej dalej ustawą o z. p. oraz przepisu § 1 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dn. 4 czerwca 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad powoływania członków komisji przetargowej oraz trybu jej pracy (Dz. U. nr 82, poz. 743) zwanego dalej rozporządzeniem zarządzam, co następuje:
§ 1. Usprawnieniem procesu udzielania oraz obsługi zamówień publicznych w jednostkach organizacyjnych Gminy Wolin, w szczególności poprzez organizowanie spotkań informacyjnych i narad poświęconych bieżącym problemom zamówień publicznych oraz doskonaleniu funkcjonowania komisji przetargowej zajmuje się ponadreferatowy, zespół zadaniowy ds. zamówień publicznych w składzie osobowym określonym odrębnym zarządzeniem, zwanym dalej "zespołem zadaniowym".
§ 2. Członkowie zespołu zadaniowego stają się Komisją Przetargową z chwilą zatwierdzenia jej składu na "wniosku o zatwierdzenie postępowania o zamówienie publiczne i składu Komisji przetargowej do przeprowadzenia postępowania o zamówienie publiczne", składanym przez Przewodniczącego zespołu zadaniowego do Kierownika jednostki.
§ 3. Ustalam dla jednostek organizacyjnych Gminy Wolin regulaminu pracy zespołu zadaniowego d/s zamówień publicznych i komisji przetargowych w jednostkach organizacyjnych Gminy Wolin.
§ 4. 1. Pracami zespołu zadaniowego kieruje jego przewodniczący, zapewniający w szczególności organizację jego pracy.
2. Uczestnictwo w pracach zespołu zadaniowego odbywa się w ramach obowiązków pracowniczo - służbowych bez prawa do dodatkowego wynagrodzenia.
3. Członkowie zespołu zadaniowego obowiązani są w szczególności:
uczestniczyć aktywnie w działalności zespołu,
uczestniczyć w pracach komisji przetargowej, gdy zostaną do takiej komisji wyznaczeni,
wypełniać obowiązki członka komisji przetargowej sumiennie i starannie oraz z całkowita bezstronnością przy przestrzeganiu obowiązujących przepisów prawa i postanowień niniejszego regulaminu,
wykonywać polecenia organizacyjne przewodniczącego zespołu i przestrzegać przyjętego w komisji porządku pracy,
dopełnić niezwłocznie czynności warunkujących wyłączenie z prac komisji w przypadku zaistnienia okoliczności wskazanych w art. 20 ustawy o z. p.,
uczestniczyć w szkoleniach organizowanych na rzecz zespołu zadaniowego,
doskonalić znajomość przepisów prawa o zamówieniach publicznych, zwłaszcza na bieżąco zaznajamiać się ze zmianami w aktach normatywnych,
gromadzić materiały prawne i edukacyjne z zakresu zamówień publicznych
4. Każdy członek zespołu zadaniowego obowiązany jest zaznajomić się z treścią niniejszego regulaminu i poświadczyć podpisem jego przyjęcie do wiadomości i stosowania.
5. Zakresy czynności służbowych pracowników wchodzących w skład zespołu zadaniowego podlegają dostosowaniu do obowiązków jego uczestników.
§ 5. 1. Do przygotowania i udzielania każdego zamówienia publicznego o równowartości przekraczającej 30 tys. euro powołuje się spośród członków zespołu zadaniowego 5 osobową komisję przetargową, której pracami kieruje przewodniczący komisji lub jego zastępca.
2. Do przygotowania i udzielania każdego zamówienia publicznego o równowartości nie przekraczającej 30 tys. euro powołuje się spośród zespołu zadaniowego 3 osobową komisję przetargową, której pracami kieruje przewodniczący komisji lub jego zastępca.
3. W zakresie zamówień na obsługę bankową budżetu jednostki, inwestycje wieloletnie oraz na inne świadczenia, których zamawianie przekracza granice zwykłego zarządu skład komisji przetargowej może być konsultowany z Przewodniczącym Rady Miejskiej.
4. W przypadkach szczególnych na członka komisji przetargowej może być powołany pracownik jednostki nie wchodzący dotychczas w skład zespołu zadaniowego.
§ 6. 1. Komisja przetargowa podejmuje prace niezwłocznie po zatwierdzeniu przez kierownika jednostki "wniosku o zatwierdzenie postępowania o zamówienie publiczne i składu komisji przetargowej do przeprowadzenia postępowania o zamówienie publiczne"
2. Tytułem podziału roli w komisji funkcjonują:
przewodniczący,
sekretarz,
pozostali członkowie,
3. Komisja pracuje w pełnym składzie na posiedzeniach lub według dyspozycji przewodniczącego w trybie roboczym z uzgodnieniem stanowiska komisji na piśmie w drodze obiegu dokumentu: nie dotyczy to jednak oceny ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty, które zapadają wyłącznie na posiedzeniach komisji.
4. Inne osoby mogą uczestniczyć w pracach komisji wyłącznie w charakterze biegłych (rzeczoznawców), co nie ogranicza jednak dostępu do dokumentów i informacji z prac komisji.
5. Jeżeli zachodzi nieusuwalna potrzeba zasięgnięcia wiadomości specjalnych Burmistrz Miasta działając na wniosek przewodniczącego może powołać biegłego udzielając mu stosownego zlecenia.
§ 7 1. Pełnienie funkcji członka komisji przetargowej ma charakter wyłącznie zadaniowy i stanowi wykonywanie polecenia służbowego.
2. Każdy członek komisji rzetelnie i obiektywnie wykonuje powierzone mu czynności kierując się wyłącznie przepisami prawa i niniejszego regulaminu oraz posiadaną wiedzą i doświadczeniem
3. Odwołanie członka komisji w toku postępowania o zamówienie publiczne może nastąpić wyłącznie w razie naruszenia przez niego obowiązków bądź gdy podlega on wyłączeniu z pracy komisji z uwagi na okoliczności, o których mowa w art. 20 ustawy o z. p. jak również w przypadku, gdy ze względu na inne przeszkody nie może on brać udziału w postępowaniu. Z zastrzeżeniem ust. 5 powtarza się jedynie czynności oceny ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty dokonane z udziałem odwołanego członka komisji.
4. Członek komisji obowiązany jest w każdym czasie wyłączyć się z udziału w pracach komisji, niezwłocznie po powzięciu przez niego wiadomości o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 20 ustawy o z. p.
5. Przewodniczący komisji wyłącza członka komisji z udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne w przypadku i na zasadach określonych w przepisach § 3 rozporządzenia RM.
6. Do obowiązków powtórzenia czynności podjętych w postępowaniu z udziałem członka komisji podlegającego wyłączeniu stosuje się przepisy § 4 i 5 rozporządzenia RM,
7. W przypadku odwołania członka komisji następuje jej uzupełnienie do pełnego składu.
§ 8.1. Pracami komisji kieruje jej przewodniczący.
2. Do zadań przewodniczącego należy w szczególności:
wyznaczenie terminów posiedzeń komisji oraz ich prowadzenie,
czuwanie nad sprawnym wypełnianiem poszczególnych czynności proceduralnych i wydawanie z tego tytułu odpowiednich poleceń pozostałym członkom komisji,
odbieranie oświadczeń członków komisji zgodnie z dyspozycjami przepisu § 3 ust. 1 oraz § 4 ust. 3 rozporządzenia RM,
dopełnienie obowiązków związanych z wyłączeniem członka komisji zgodnie z przepisami § 3 ust. 2 -5 rozporządzenia RM,
informowanie kierownika jednostki lub właściwego jego zastępcę o wszelkich problemach związanych z pracami Komisji,
podział między członków komisji prac podejmowanych w trybie roboczym oraz ich koordynacja,
koordynacja czynności zespołowych podejmowanych w drodze obiegu dokumentów,
nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania i ochrony wiadomości objętych wyjątkowo tajemnicą,
zapewnienie należytego toku i porządku postępowania o zamówienie publiczne,
reprezentowanie komisji we wszystkich sprawach nie wymagających zatwierdzenia lub aprobaty kierownika jednostki, a zwłaszcza udzielanie wyjaśnień dotyczących istotnych warunków zamówienia oraz informowanie o wyniku postępowania,
wnioskowanie do kierownika jednostki w imieniu komisji o zatwierdzenie wszelkich jej czynności wymagających jego aprobaty bądź nadania im skuteczności prawnej.
§ 9. 1. Sekretarz komisji prowadzi dokumentację postępowania o zamówienie publiczne.
2. Do zadań sekretarza komisji należy w szczególności:
niezwłoczne założenie po powołaniu komisji protokołu postępowania i prowadzenie go zgodnie z wymaganiami art. 25 ust. 1 ustawy o z. p. rzetelnie i wyczerpująco, a w przypadku zamówień o równowartości nie przekraczającej 30 tys. euro założenie i rzetelne prowadzenie dokumentacji podstawowych czynności w granicach wymagań określonych w art. 26 ust. 1 ustawy o z. p.,
zapewnienie obsługi kancelaryjnej komisji z wykorzystaniem w razie potrzeby pracowników Sekretariatu Urzędu,
protokołowanie posiedzeń komisji,
odbieranie ofert z sekretariatu,
protokołowanie przebiegu otwarcia ofert,
protokołowanie negocjacji w ramach procedury negocjacji z zachowaniem konkurencji lub procedury udzielani zamówienia z wolnej ręki,
czuwanie nad prawidłową realizacją zasady jawności postępowania, a zwłaszcza udostępnianie protokołu wraz z całą dokumentacją zainteresowanym osobom,
czuwanie nad ochroną wiadomości wyjątkowo objętych tajemnicą,
wykonywanie innych obowiązków według prawa i poleceń przewodniczącego komisji.
§ 10. 1. Postępowanie o zamówienie publiczne jest jawne,
2. Wyjątkowo także w ramach pracy komisji przetargowej poufny charakter mają:
czynności przygotowawcze do czasu nadania im skuteczności prawnej, w drodze podpisania odpowiednich dla nich dokumentów,
wiadomości objęte tajemnicą państwową, służbową lub inną na podstawie właściwych przepisów prawa,
wiadomości objęte skutecznie ustanowioną i właściwie zastrzeżoną przy składaniu ofert tajemnicą przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
oferty wraz z towarzyszącymi im materiałami do czasu ich otwarcia,
negocjacje i protokoły z nich sporządzane w ramach postępowania prowadzonego w trybie przetargu dwustopniowego, negocjacji z zachowaniem konkurencji bądź procedury udzielania zamówienia z wolnej ręki,
informacje i wiadomości związane z przebiegiem badania oceny i porównania treści złożonych ofert, z wyjątkiem informacji zamieszczonych w protokole lub dokumentacji podstawowych czynności,
inne wiadomości, gdy tak wynika wyraźnie z przepisów prawa.
§. 11. Do zadań komisji przetargowej w zakresie przygotowania postępowania o zamówienie publiczne należy w szczególności:
1) przygotowanie projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do składania ofert albo zapytania o cenę,
2) propozycji zaproszenia do rokowań w trybie zamówienia z wolnej ręki, ze wskazaniem podmiotu, z którym mają być prowadzone rokowania,
3) ogłoszeń właściwych dla danego typu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
4) projektów innych wymaganych dokumentów, w szczególności wniosków Burmistrza do właściwego organu o wydanie decyzji wymaganych ustawą.
§ 12. 1. Do zadań komisji w zakresie przeprowadzenia postępowania należy w szczególności:
1) przygotowanie propozycji wyboru trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem,
2) przygotowanie i udostępnienie specyfikacji istotnych warunków zamówienia zainteresowanym dostawcom lub wykonawcom oraz udzielenie wyjaśnień dotyczących jej treści,
3) przygotowanie propozycji zaproszenia do rokowań w trybie zamówienia z wolnej ręki, ze wskazaniem podmiotu, z którym mają być prowadzone rokowania,
4) przygotowanie wymaganych ogłoszeń dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
5) prowadzenie negocjacji albo rokowań z dostawcami lub wykonawcami, w przypadku gdy ustawa przewiduje prowadzenie takich negocjacji albo rokowań,
6) otwarcie ofert,
7) ocenianie spełniania warunków stawianych dostawcom i wykonawcom oraz przygotowanie wniosku do kierownika jednostki o wykluczenie dostawców lub wykonawców w przypadkach określonych w art. 19 ust. 1, art. 22 ust. 7 oraz art. 24 ust. 4 ustawy o z.. p.,
8) przygotowanie wniosku do kierownika jednostki o odrzucenie oferty w przypadkach przewidzianych w art. 27a ust. 1 ustawy o z. p.
9) ocena ofert nie podlegających odrzuceniu,
10) przygotowanie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej na podstawie indywidualnej oceny ofert dokonanej przez członków komisji, z zastrzeżeniem § 9 rozporządzenia RM bądź w przypadkach określonych w art. 27b ust. 1 ustawy o z. p.,
11) przygotowanie wystąpienia do kierownika jednostki o unieważnienie postępowania, pisemne uzasadnienie takiego wniosku powinno zawierać wskazanie podstawy prawnej oraz omawiać okoliczności, które spowodowały konieczność unieważnienie postępowania,
12) przyjmowanie i analiza wnoszonych protestów wraz z przygotowaniem projektu odpowiedzi na protest.
2. W postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę, komisja proponuje wybór oferty z najniższą ceną, w następstwie którego dochodzi do automatycznego zwarcia umowy (między nieobecnymi), natomiast w postępowaniu o udzielenie zamówienia z wolnej ręki komisja przedkłada kierownikowi jednostki projekt umowy przewidzianej do zawarcia z dostawcą (wykonawca), z którym prowadziła odpowiednie rokowania (negocjacje),
3. Wszystkie swoje czynności w zakresie postępowania o zamówienie publiczne komisja wykonuje rzetelnie i wyczerpująco stosownie do przepisów ustawy o z. p., aktów wykonawczych i innych obowiązujących przepisów prawa.
§ 13. 1. Powiadomienia zwycięskiego oferenta o wyborze jego oferty oraz wszelkich czynności bezpośrednio poprzedzających zawarcie umowy jak również towarzyszących zawarciu umowy dokonuje kierownik jednostki bądź osoba przez niego wyznaczona.
2. Komisja kończy swoje prace z dniem zawarcia umowy o zamówienie publiczne dla udzielenia którego została powołana. Rozwiązania komisji dokonuje jej przewodniczący.
3. Realizacja zasady jawności umów należy do upoważnionego pracownika merytorycznego.
§ 14. Pracownicy merytoryczni jednostki odpowiedzialni za zapewnienie należytego wykonania zamówienia publicznego o równowartości przekraczającej 30 tys. euro oraz za prawidłowe ich rozliczenie obowiązani są informować zespół zadaniowy, o którym mowa w § 1 o wszelkich przypadkach niewykonania lub nienależytego wykonania zamówienia publicznego w związku z odbiorem przedmiotu świadczenia oraz wygaśnięcia odpowiedzialności za wady przedmiotu świadczenia.
§ 15. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie stosuje się rozporządzenie RM i inne akty wykonawcze do ustawy o z. p. samą ustawę o z .p. kodeks cywilny i inne przepisy obowiązującego prawa.
§ 16. Traci moc: Zarządzenie NR BIG/8/2001 Burmistrza Gminy i Miasta Wolin z dnia 31 grudnia 2001 r. w sprawie wewnętrznego regulaminu udzielania zamówień publicznych i działania komisji przetargowej.
§ 17. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Burmistrz Wolina
Bogdan Wilkowski
6
Metadane - wyciąg z rejestru zmian
| Akcja | Osoba | Data |
|---|---|---|
| Dodanie dokumentu: | Stanisław Łaszcz | 21-01-2004 11:32 |
| Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: | 21-01-2004 | |
| Ostatnia aktualizacja: | - | 21-01-2004 11:32 |
